¡El Protocolo no pasa de moda!

Cada día las personas, empresas e instituciones se preocupan más por tener una buena imagen, tanto interna como externa, para mantener una reputación positiva con sus públicos, tanto así que los detalles y las atenciones protocolarias cada vez son más cuidadas y mucho más cuando tenemos invitados extranjeros, buscamos que se sientan bien acogidos, recordando de manera agradable la experiencia que le hicimos sentir.

Todo ser humano necesita relacionarse, el protocolo y la etiqueta nos ayudan a que sea de una manera más congruente, ordenada y amena, no solo desde la perspectiva oficial o diplomática, más bien desde cualquier ámbito personal o profesional.

El protocolo no es mas que un conjunto de reglas y normas que se rigen en los eventos y ceremonias, ya sean oficiales, sociales o corporativos, la existencia del mismo proviene desde que las comunidades sociales comienzan a necesitar un sistema que regule los procesos de socialización y un orden en la ejecución de las acciones que se llevan a cabo en los eventos. Las primeras manifestaciones se remontan al antiguo Egipto, donde se empezó a realizar un ceremonial en los funerales de los faraones, hoy día el protocolo está presente desde nuestra vida diaria hasta en magnos eventos y ceremonias.

Cada evento que realiza una institución, conlleva diversos protocolos a implementar, y que se deben tomar en cuenta dependiento el tipo de ceremonia:

• Oficial o pública.
• Privada o empresarial.
• Internacional.
• Intercultural.
• Social.
• Deportiva.
• Militar.
• Universitaria.
• Religiosa, entre otros.
También hay que tener pendiente el fin del evento:
• Inauguración.
• Lanzamiento de producto.
• Visitas oficiales.
• Premiaciones.
• Firmas de convenios.
• Homenajes.
• Aniversarios, entre otros.

Cada uno posee características diferentes y los protocolos a seguir no son los mismos.
En síntesis, podríamos citar algunos factores protocolares que debemos tener presente a la hora de organizar un evento empresarial o institucional:

• El concepto.
• Objetivo del mismo.
• Presupuesto.
• Fecha, hora y lugar.
• Código de vestimenta.
• Invitaciones.
• Programa.
• Maestro de ceremonias.
• Equipo de protocolo.
• Mesa de honor.
• Precedencias (orden protocolar de los invitados).
• Tratamientos (modo protocolario en que nos dirigimos a las personas según su profesión, cargo u oficio).
• Símbolos: himnos y banderas, (los cuales poseen su protocolo de colocación).
• Audiovisuales.
• Decoración y ambientación.
• Brindis.
• Seguridad.
• Musicalización.
• Parqueos.
• Señalizaciones, entre otros.

El protocolo aporta muchas ventajas a las instituciones, dentro de estas:

• Ayuda a fortalecer las estrategias de imagen corporativa.
• Afianza el posicionamiento y liderazgo que proyectan sus integrantes.
• Mantiene relaciones importantes a largo plazo.
• Es fundamental para la ejecución de estrategias de comunicación, marketing y Relaciones Públicas.
• Contribuye a la buena ejecución de los eventos realizados, entre otros.

Es recomendable que las instituciones tengan un manual de protocolo, el cual reflejará todos los elementos a lo interno y externo que deben tomar en cuenta para cumplir con las normas establecidas en todas sus áreas, pero siempre tomando en cuenta que debe ser práctico, accesible, flexible y comprensible, además de una persona capacitada que vele por el cumplimiento de lo establecido.
Por estas y más razones, se les ha otorgado mucha importancia a las funciones de protocolo, y a su ejecución acorde a los objetivos institucionales, podría decir que el protocolo ha evolucionado mucho en las formas en que se implementan ciertas reglas y normativas, dependiendo las costumbres y la cultura de la organización, de la región o del país.

Por último, no olvidemos que el protocolo hace la convivencia mas agradable por medio de las buenas maneras, la dignidad y el orden en todos los aspectos de nuestras vidas.